Digitaalisen oppimisalustan valinta on yllättävän helppo tehdä väärillä perusteilla. Liian usein keskustelu pyörii ominaisuuksien ympärillä: löytyykö alustasta tämä toiminto, kuinka monta raporttia saadaan ulos tai miltä käyttöliittymä näyttää demossa.
Todellisuudessa tärkein kysymys on paljon yksinkertaisempi:
Mitä ongelmaa ollaan ratkaisemassa?
Paras koulutusalusta ei ole se, jossa on eniten ominaisuuksia, vaan se, joka tukee juuri oman organisaation oppimisen tavoitteita mahdollisimman sujuvasti.
Liian usein käy niin, että järjestelmä valitaan hinnan, visuaalisuuden tai yksittäisten teknisten ominaisuuksien perusteella. Käyttöönoton jälkeen huomataan, ettei ratkaisu sovikaan arkeen: koulutukset jäävät kesken, raportointi ei tue osaamisen johtamista tai verkkokurssien sisällöntuotanto osoittautuu hankalaksi.
Mitä digitaalisen oppimisalustan valinnassa kannattaa huomioida?
Oikean alustan valinta ei ole ydinfysiikkaa, mutta vaihtoehtojen vertailussa on myös helppo harhautua sivupoluille. Koostimme avuksesi viisi teemaa, jotka kannattaa pitää mielessä koulutusalustaa valittaessa.
- Määrittele tarve ennen ratkaisua
Ennen alustavertailuja kannattaa pysähtyä miettimään, mihin tarkoitukseen koulutusalusta oikeasti tulee. Tämä auttaa myös valmistautumaan alustademoihin ja kysymään oikeita kysymyksiä.
Onko tavoitteena:
- uusien työntekijöiden perehdytys
- lakisääteisten verkkokoulutusten hallinta ja raportointi
- jatkuva osaamisen kehittäminen
- jälleenmyyjien, alihankkijoiden tai asiakkaiden kouluttaminen
- sisäisen tiedon jakaminen
- monikielinen koulutusympäristö.
Tai ehkä tavoitteena on yhdistää nämä kaikki. On selvää, että erilaiset käyttötarkoitukset vaativat erilaisia ratkaisuja. Perehdytyksessä korostuu helppo käyttöönotto ja automaatio, kun taas asiantuntijaorganisaatiossa tärkeäksi voi nousta oppimispolkujen joustavuus ja räätälöinti.
Kun tarve on selkeä, myös oikean alustan tunnistaminen helpottuu merkittävästi.
- Keskity olennaisiin ominaisuuksiin
Pitkä ominaisuuslista näyttää helposti vakuuttavalta. Käytännössä moni organisaatio hyödyntää lopulta vain pientä osaa järjestelmän toiminnoista. Hyvä koulutusalusta tuntuu käyttäjälle yksinkertaiselta, vaikka taustalla olisi paljon mahdollisuuksia.
Siksi kannattaa pohtia:
- Mitkä ominaisuudet ovat aidosti kriittisiä?
- Mitkä tukevat jokapäiväistä oppimista?
- Mitkä jäävät suurella todennäköisyydellä käyttämättä?
Yksi tyypillinen esimerkki on oppimisalustan sisäisen keskustelumahdollisuuden tarve. Tämä voi olla hyvä ajatus, jos kursseilla on oppijoita eri organisaatioista ja halutaan mahdollistaa ajatusten vaihto sisällöistä. Oman yrityksen sisällä keskusteluja varten voi olla luontevampaa luoda ryhmä entuudestaan tuttuun viestintäkanavaan, kuten Teamsiin tai Slackiin, jolloin alustan keskusteluja ei tarvitse päivystää ja moderoida erikseen.
Liian raskas järjestelmä voi tehdä koulutusten hallinnasta monimutkaista sekä ylläpidosta hidasta. Toisaalta liian kevyt ratkaisu voi alkaa rajoittaa toimintaa eikä mahdollista alustan laajentamista myöhemmin. Selkeä näkemys prioriteeteista helpottaa vertailuja ja auttaa pohdinnoissa eteenpäin.
- Huomioi loppukäyttäjän kokemus
Koulutusalustaa eivät käytä vain HR tai koulutusvastaavat. Sitä käyttävät myös työntekijät, esihenkilöt, kouluttajat ja joskus jopa asiakkaat tai kumppanit.
Jos käyttö tuntuu hankalalta, oppiminen kärsii nopeasti ja myös tukipyynnöt alkavat kuormittaa pääkäyttäjiä.
Hyvä käyttökokemus näkyy esimerkiksi siinä, että:
- koulutukset löytyvät helposti
- käyttö onnistuu ketterästi myös mobiilissa
- eteneminen on selkeää
- rekisteröityminen on helppoa ja kirjautuminen toimii sujuvasti
- käyttäjä ymmärtää mitä seuraavaksi pitää tehdä.
Teknisesti monipuolinen järjestelmä kääntyy nopeasti taakaksi, jos käyttäjät eivät halua käyttää sitä ja eksyvät järjestelmän syövereihin. Varmista alustatoimittajilta, minkälaista palautetta asiakkailta on tullut.
- Varmista, että alusta tukee kasvua
Moni organisaatio lähtee liikkeelle yhdestä tarpeesta, kuten perehdytyksestä. Usein onkin järkevää valita ensimmäiset prioriteetit ja keskittyä käyttöönottovaiheessa niihin. Myöhemmin kokonaisuutta on helppo laajentaa muihin koulutuksiin, kieliversioihin tai integraatioihin.
Siksi kannattaa arvioida myös tulevaisuutta:
- Skaalautuuko ratkaisu kasvavaan käyttöön?
- Tukeeko se uusia sisältöjä ja oppimismalleja?
- Saako alustaan tarvittaessa integraatioita?
- Kuinka helposti sisältöjä voidaan luoda ja päivittää?
- Onnistuuko sisällön siirtäminen helposti, jos alusta joskus vaihtuu?
Koulutusalusta ei ole yleensä vuosittainen kertahankinta, vaan pitkäaikainen osa organisaation osaamisen kehittämistä. Teknologiset ratkaisut kehittyvät kuitenkin nopeasti, joten on hyvä pitää mielessä, että alusta saattaa myöhemmin myös vaihtua.
- Löydä oikea kumppani
Usein onnistuminen ei riipu pelkästään alustasta, vaan siitä, millaista näkemystä ja tukea käyttöönottoon ja kehittämiseen saa.
Hyvä kumppani auttaa esimerkiksi:
- tarpeiden kartoittamisessa
- käyttöönoton suunnittelussa
- apukäsinä sisällöntuotannossa
- käyttäjien koulutuksessa
- oppimisen kehittämisessä pitkällä aikavälillä.
Pelkkä alusta itsessään ei koskaan ratkaise oppimisen haasteita, vaan alustan hankinta on vasta alku. Koulutussisällöillä on suuri merkitys ja niiden tuottaminen ei käy vasemmalla kädellä. Osaava alustakumppani voi auttaa myös kurssisisällöissä tai tarjota valmiita kurssikokonaisuuksia, joiden avulla alustan käyttöönotto nopeutuu.
Lue lisää verkkokurssien luomisesta – näin rakennat sitouttavan verkkokurssin.
Bonus: Entäs tekoäly?
AI-avusteiset toiminnallisuudet ovat pikkuhiljaa rantautuneet myös oppimisalustoihin. Myös tekoälyn roolia kannattaa tarkastella osana hankintaa, mutta jälleen tarve edellä. Jos koulutusten volyymit ovat suhteellisen maltilliset, monesti oppimisalustojen omat hakutoiminnot ja automaatiot riittävät jo hyvinkin pitkälle.
Verkkokurssien tuotannossa tekoälyavusteisista toiminnoista voi sen sijaan olla paljonkin ilo ja etenkin verkkokurssityökaluihin keskittyneet globaalit yritykset (esimerkiksi iSpring Solutions ja Articulate) ovat tuoneet AI-avusteisuutta vahvasti mukaan. Hyvä kumppani osaa suositella myös verkkokurssityökaluista parhaat ratkaisut.
Lopuksi
Koulutusalustan valinnassa tärkeintä ei siis ole se, kuinka paljon ominaisuuksia järjestelmässä on. Olennaisempaa on varmistaa, kuinka hyvin ratkaisu ja valittu kumppani pystyvät tukemaan juuri teidän organisaationne osaamisen kehittämisen tavoitteita ja koulutusten kohderyhmiä.
Voisiko Xoompoint olla teille sopiva kumppani ja FlowLMS oikea ratkaisu verkkokoulutusalustaksi? Varaa etäkahvit ja otetaan selvää!
