Microsoft Wordillä voidaan tehä monia mielenkiintoisia asioita nopeasti ja tehokkaasti asiakirjaan kuin asiakirjaan.
Tiedätkö miten lisäät sisällysluettelon, teet sivunumeroinnin Wordissa tai miten erilaiset pikakomennot toimivat? Kerromme sinulle nämä asiat ja monia muita tässä oppaassa.
Nopeat pikanäppäimet tekstin käsittelyssä
Microsoft Word mahdollistaa monia erilaisia pikatoimintoja ja Windowsilla käyttäessä voit käyttää koko ohjelmaa pelkällä näppäimistöllä.
Vaikka näppäimistöllä liikkuminen kuulosta hitaalta, niin mieti joitain yksinkertaisia pikanäppäimiä esimerkkinä. Ctrl+C kopioi tekstin ja Ctrl+V syöttää saman tekstin uudestaan.
Ctrl+X taas poistaa tekstin paikaltaan ja säästää sen sinulle talteen ja voit syöttää taas Ctrl+V-komennolla sen uuteen paikkaan. Jos nämä yksittäiset komennot säästävät jo noin paljon aikaa, niin mitä kokonaisen ohjelman käyttäminen näppäimistöllä voisi mahdollistaa pienen harjoittelun jälkeen?
Microsoft Wordin käyttö jaetusti
Microsoft Wordin käyttäminen onnistuu kätevästi jaetusti ja monta käyttäjää voi muokata samaa tekstitiedostoa reaaliajassa. Sinun ei tarvitse pallotella viestejä edestakaisin sähköpostissa, kun voit muokata sama tekstiä Wordissä ja muokkaukset näkyvät heti.
Tallenna tiedosto Microsoftin jaettuun muistiin pilvessä ja jaa linkki toiselle muokkaajalle. Pääsette työskentelemään saman dokumentin parissa heti. Tiedot tallentuvat automaattisesti ja ne pysyvät tallessa Microsoftin Drivessä.
Luo personoituja massameilejä
Microsoft Word mahdollistaa sähköpostien lähettämisen personoidusti valituilla tiedoilla. Voit ottaa vastaanottajat esimerkiksi Excel-listasta ja valita jokaisessa sarakkeessa olevan nimen vastaanottajaksi tekstiin. Nimi syötetään esimerkiksi viestin alkuun ja siitä tulee persoonallisempi tunne vastaanottajalle.
Massameilien lähettäminen onnistuu ”Mailings”-välilehden kautta. Tällä tavalla lähetetyt sähköpostiviestit pysyvät yksittäisinä ja saat jokaisen viestiin vastaajan omaksi sähköpostiketjuksi.
Joudut ehkä näkemään hieman enemmän vaivaa tässä tilanteessa, mutta sähköpostien hallinta tulee olemaan huomattavasti helpompaa ja vastaanottajat todennäköisemmin avaavat personoidut viestit.
Näytä piilotetut merkit
Joskus Wordin kanssa tulee tilanteita, kun ei ymmärrä miksei asiakirjaan saa laitettua tiettyjä merkkejä. Asiakirjan ensimmäisen sivun kohdalla saattaa olla näkymättömiä esteitä ja sivujen jäsentyminen näyttää hirveältä.
Saat näkymättömät merkit esille Windowssissa Ctrl+Shift+8 tai Macillä Command+8. Näet näkymättömät merkit nyt ja tiedät mistä johtuu ettet voi syöttää tekstiä minne haluat. Voit poistaa turhat välit ja merkit, ettei ne ole enää tielläsi.
Miten lisätä sivunumerointi Wordissa?
Sivunumeron lisääminen onnistuu sivujen ylä- tai alatunnisteeseen. Klikkaa tunniste auki johon haluat sivunumeron, valitse lisää sivunumerointi. Valitse Nykyinen sijainti ja valitse sen jälkeen tyyli.
Saat kätevästi lisättyä juoksevan sivunumeroinnin jokaiseen sivuun ja tunnisteeseen, mitä olet valinnut. Voit muuttaa vielä sivunumeroinnin ulkoasua valitsemalla sivunumeron ja menemällä sen jälkeen ”Home”-välilehteen muokkaamaan fonttia.
Miten lisätä sisällysluettelo Wordissa?
Sisällysluettelon tekemiseksi tarvitset otsikoita. Merkitse jokainen haluamasi otsikko oikealla tyylillä ja mene sen jälkeen esimerkiksi tiedoston ensimmäiselle sivulle. Valitse sisällysluettelon sijainti, mene sen jälkeen ”References” ja valitse ”Table of contents”.
Mikäli teet muutoksia tekstiisi ja otsikointiin, muista käydä päivittämässä sisällysluettelon tiedot. Tiedot eivät päivity automaattisesti ja sisällysluettelosi saattaa näyttää vääränlaiselta.
Miten muuttaa Word PDF-tiedostoksi
PDF luotiin aikoinaan, jotta asiakirjan voisi tallentaa tietyssä muodossa ilman, että sen ulkoasu muuttuu toisella laitteella avattaessa. Sen ajatuksena oli tarjota tapa pitää ulkoasu samanlaisena missä tahansa, mutta PDF tarjoaa myös muitakin hyötyjä.
Saat muutettua Word-tiedoston PDF-tiedostoksi tallentaessasi sitä. Valitse ”Save as..” ja valitse listauksesta PDF. Nyt saat tallennettua itsellesi PDF-tiedoston suoraan Wordin avulla.
Ylä- ja alatunnisteen lisääminen
Ylä- ja alatunniste löytyy Word-tiedoston ylä- ja alaosista. Siellä saattaa olla esimerkiksi sivunumerointi, osoitetiedot, henkilötiedot, nimiä tai mitä tahansa riippuen asiakirjan tyylistä.
Löydät tunnisteet ”Insert”-välilehdestä ja voit valita sieltä valmiiden mallien perusteella sopivan tyylin omaan käyttöösi.
Pääset muokkaamaan tunnisteita tuplaklikkaamalla sivun ylä- tai alareunaa ja pääset lisäämään sinne tarvittavia tietoja. Otathan huomioon asiakirjan tyylin ja lisäät tarvittavia tietoja oikeaan malliin.
Etsi haluttu toiminto Wordissa
Jos yrität joskus löytää jotain tiettyä Microsoft Wordissa, kannattaa silloin miettiä hakutoiminnon käyttämistä. Napsauta painiketta ”Kerro minulle mitä tehdä” ja kirjoita sen jälkeen haluamasi toimenpide Wordille.
Voit etsiä toimintoa, jota haluat lähteä tekemään ja saat ehdotuksia sopivista komennoista. Jos halua esimerkiksi poistaa muotoilun, voit aloittaa etsimällä ”poista…” ja saatat saada oikean komennon esiin.
Microsoft Word pitää sisällään satoja ellei tuhansia erilaisia toimintoja. Niitä kaikkia ei voi kukaan muistaa ulkoa, joten hakutoiminto auttaa selvittämään nopeasti haluamasi komento.
Korvaa nopeasti tekstiä
Ctrl+F mahdollistaa sinulle nopean tavan etsiä mitä tahansa tietoa dokumentistasi. Oli dokumenttisi sitten 5 sivua tai 500 sivua pitkä, voit etsiä valittuja termejä tai sanoja sisällöstä.
Tekstiin on voinut päätyä käyttöön vääriä termejä, joita voit löytää ja korjata etsi-komennon avulla. Pystyt suoraan korvaamaan haluamasi termit toisella termillä ja säästät suuren määrän aikaa tekstin muokkaamisessa.
Pääset esimerkiksi etsimään ylimääräiset välit tekstistä tai korvaamaan yksittäisiä termejä yhdellä kertaa. Klikkaat vain kerran ja näin säästät hurjia määriä aikaa muokkaamisessa.
Opeta Word korjaamaan tekstiäsi
Voit opettaa Wordin korjaamaan jatkuvasti väärin kirjoittamaasi tekstiä oikeaan muotoon. Voi olla, ettet kirjoittaessa muista tuleeko sanan enää perään -n kirjainta. Wordin automaatio auttaa sinua ja korjaa tekstin automaattisesti.
Automaattiset korjaukset voivat tunnistaa tiettyjä sanoja tai kirjainyhdistelmiä kirjoitusvirheiksi. Voit lisätä sanoja yksittäin sanakirjaasi ja pääset eroon Wordin löytämistä virheistä, koska ne eivät oikeasti ole virheitä.
Word löytää ison osan selkeistä virheistä, joten sen oikoluku-toimintoa kannattaa alkaa käyttämään. Tulet huomaamaan, että säästät huomattavasti aikaa tekstisi korjaamisen kanssa.
Suojaa tiedostosi
Voit lisätä suojauksen tallentamiisi dokumentteihin, jotta niitä ei pääse kuka tahansa lukemaan. Word mahdollistaa tiedoston suojaamisen esimerkiksi salasanan avulla. Tiedostoa ei pääse avaamaan ilman salasanaa.
Sovi esimerkiksi työpaikassasi tietyt säännöt, miten tiedostoja täytyy käsitellä. Silloin tiedät minimoivasi riskejä ja saat karsittua turhia tietoturvariskejä pois.
Kirjoita puhumalla
Microsoft Word mahdollistaa puhumisella tehdyn kirjoittamisen. Voit esimerkiksi puhua puheen Wordiin tai muuttaa haastattelun tekstimuotoon kätevästi työkalun avulla.
Voi olla että tietokoneesi ei ole antanut heti lupaa mikrofonin käyttöön, mutta saat luvan annettua helposti. Tekstin tuottaminen ei välttämättä ole täydellistä, joten voit joutua tekemään pieniä muutoksia tekstin ulkoasuun.
Saat kuitenkin aina huomattavasti nopeammin tekstin Wordiin sanelu-työkalun avulla, kuin että kirjoittaisit itse ja yrittäisit kuunnella esimerkiksi haastattelua samaan aikaan.
Käytä keskittymistilaa
Elämme nykyään kaikenlaisten häiriötekijöiden ympärillä. Tietokoneella kirjoittaminen mahdollistaa monta ylimääräistä väriä ja kuvaketta, jotka voisivat häiritä kirjoittamistasi.
Wordiin on rakennettu keskittymistila, jossa saat kaikki ylimääräiset asiat piiloon ja voit keskittyä pelkkään kirjoittamiseen. Siihen päälle voit vielä laittaa kaikki laitteesi ”älä häiritse”-tilaan, jolloin et saa minkäänlaisia ilmoituksia eikä työsi keskeydy turhaan.
Haluatko lisää vinkkejä Microsoft Wordin käyttöön? Opisto 365:ssa opit kaikki MS365:n salat!
Opisto 365:ssa henkilöstönne voi opetella keskeisimpiä Microsoft 365 -työkaluja Excelistä Teamsiin ja SharePointista Whiteboardiin, aika- ja paikkariippumattomasti oman osaamistason mukaan. Seuraa omaa ja tiimisi etenemistä ja käytä helposti omilla organisaation 365-tunnuksilla.
Opisto 365:sta löytyy n. 30 tuntia (n. 500kpl) koulutusta studiotasoisena. Aiheina koulutuksissa ovat kaikki keskeisimmät M365-työkalut Excelistä Teamsiin ja OneDrivesta Wordiin.
