Microsoft Teams on loistava työkalu organisaation sisäiseen viestintään. On kuitenkin totta, että moni etäkokous takkuilee näytön jakamisen epäonnistumisen, kameran toimimattomuuden takia tai muuten vaan etäkokouskäytäntöjen haasteiden takia.
Tässä oppaassa kerromme vinkkejä Microsoft Teamsin käyttöön ja miten te saatte koko henkilöstön mukaan Microsoft Teams -kokouksiin!
Microsoft Teams organisaation tukena
Microsoft Teams on lähtökohtaisesti etäkokoustamiseen käytetty työkalu, mutta se pitää sisällään lukuisan määrän muita toimintoja. Organisaatiot voivat ottaa Teamsin käyttöön ja saada yhdessä kaikki tiimit toimimaan keskenään paremmin ja tehokkaammin.
Teams ei ole pelkästään yhdessä työskentelyyn hyvä, mutta myös tietoturvallinen tapa hoitaa sähköpostien välittämistä, tiedon jakamista sekä etäkokoustamista. Microsoft pitää huolen turvallisuudesta ja siitä, että ohjelman käyttämiseen pystytään ottamaan mukaan esimerkiksi 2FA eli kaksivaiheinen tunnistautuminen.
Teams yhdistyy saumattomasti muihin Microsoft 365 -sovelluksiin, kuten Word, Excel tai PowerPoint. Organisaatio voi käyttää valitsemiaan työkaluja yhdessä ja jakaa tietoa sekä tiedostoja eri tiimien keskuudessa helposti ja turvallisesti.
Miten onnistut hyvässä etäkokoustamisessa?
Teams on käyttäjille tehokas tapa kommunikoida keskenään. Sen avulla voit saada nopeasti yhteyden kollegoihin ja voit käyttää sitä etäkokoustamiseen vaivattomasti, mikäli kaikki on kunnossa. Vaikka kaikki olisi silti kunnossa, niin kokoukset aloitetaan usein sanomalla ”Näkyykö kamera, kuuluuko mikki”.
Etäkokoustamisen onnistuneeseen järjestämiseen pätee monia samoja asioita, kuin mitä fyysiseenkin kokoustamiseen. Kerro käyttäjille miten kokouksessa toimitaan, kerro tarvittaessa lisätietoja, valmistaudu etukäteen, järjestä kokoukselle vetäjä ja monia muita asioita. Etäkokoustamiseen tulee tekniset laitteet vielä kaupan päälle, joita tulee pitää toiminnassa.
Teknisen valmistelun tarkistus
Varmista, että kaikilla osallistujilla on toimiva yhteys, mikrofoni ja kamera. Testaa laitteistosi etukäteen. Suosittele myös osallistujia testaamaan omat laitteensa etukäteen esimerkiksi kokouskutsussa. Tarpeeksi ajoissa kun laitteet testaa, välttää nolon tilanteen, missä joutuu poistumaan kokouksesta saadakseen äänen kuuluviin ja videon näkyviin.
Käytä videota
Kun ihmiset näkevät toistensa kasvot, se lisää yhteisöllisyyden tunnetta ja parantaa kommunikointia. Ilman videota saattavat ihmiset myös olla passiivisia kokouksessa. Kannattaa sen takia pyrkiä pitämään kaikilla videoyhteydet päällä.
Valmistaudu etukäteen
Lähetä esityslista ennen kokousta, jotta osallistujat tietävät, mitä odottaa ja voivat valmistautua. Mikäli esityslista sisältää asioita, joista haluat mielipiteitä etukäteen, lähetä niistä lyhyt kysely osallistujille. Näin saat annettua asian pohdittavaksi etukäteen ja et käytä kokouksessa aikaa asioiden pohtimiseen.
Rajoita osallistujamäärää
Liian suurissa ryhmissä kommunikointi voi muuttua haastavaksi. Jos mahdollista, pidä osallistujamäärä kohtuullisena. Etäkokoukset ovat kaikille miellyttävämpiä, mitä tiiviimmässä osallistujamäärässä ne pitää. Jos joudut istumaan kokouksessa sanomatta sanaakaan, ei se ole välttämättä paras tapa käyttää työaikaa.
Nimeä fasilitaattori
Nimeä yksi henkilö, joka ohjaa keskustelua, pitää aikataulusta kiinni ja varmistaa, että kaikki pääsevät ääneen. Tämä on kaikille paras tapa pitää yhteyttä etäkokouksessa. Fasilitaattori voi valmistautua etukäteen kokouksessa käsiteltäviin asioihin ja sen avulla voit saada hyvin toteutetun etäkokouksen aikaiseksi.
Vältä multitaskingia
Rohkaise osallistujia keskittymään kokoukseen eikä tekemään muita tehtäviä samaan aikaan. Etäkokoukset varsinkin ilman kameraa voivat rohkaista ihmisiä tekemään vääriä asioita samaan aikaan. Pidä porukka pienenä ja esitys mielenkiintoisena, jotta ihmiset pystyvät seuraamaan esitystä.
Selkeät ohjeet
Varmista, että kaikki tietävät, miten käyttää kokoustyökaluja, kuten chattiä, videon kytkemistä päälle/pois ja näytön jakamista. Valitse ryhmästäsi esimerkiksi yksi henkilö, joka voi tarpeen vaatiessa auttaa käyttämään työkaluja tehokkaammin. Jos 15 ihmisen aikaa käytetään odottamiseen, on se turhaa ajankäyttöä.
Pysy aikataulussa
Aloita ja lopeta kokous ajallaan sekä kunnioita muiden aikaa. Et voi ikinä tietää miten tarkka toisen henkilön ajankäyttö voi olla, mutta hän voi pitää kokouksesi siirtymistä tärkeänä. Pidä huoli, että kokouksen kesto ja aloitus ovat sitä mitä olet kalenterikutsussa kirjannut ylös.
Säännöt ja käytännöt
Voi olla hyvä laatia tiimin kanssa yhteiset säännöt etäkokouksille. Esimerkiksi milloin kamera tulee pitää päällä ja milloin mikrofoni tulee mykistää. Näin saat luoda oman kulttuurisi, jossa kuka tahansa voi käyttää Microsoft Teamsia tehokkaasti sen antamien ominaisuuksien osalta. Säännöt kannattaa myös luoda esimerkiksi kokouskutsujen lähettämisen sekä informaation lähettämisen osalta.
Tee taukoja
Jos kokous kestää pitkään, pidä 5-10 minuutin taukoja joka tunti. Tauon aikana aivot pääsevät nollaantumaan ja ihmiset pääsevät esimerkiksi käymään vessassa tai tekemään jotain muuta tärkeää. Tällä tavalla pidät kuuntelijasi keskittyneinä ja he eivät murehdi muita asioita, kuin esittämääsi kokousta.
Varmista, että kaikki pääsevät ääneen
Fasilitaattorin tehtävänä on varmistaa, että jokainen osallistuja tuntee olonsa kuulluksi ja voi osallistua keskusteluun. Anna käyttäjille selkeät ohjeet miten kaikki pääsevät puhumaan ja kysele tarvittaessa ihmisten mielipiteitä eri aiheista.
Keskustelun dokumentointi
Nimeä joku kirjaamaan muistiinpanot tai päätökset, jotka tehdään kokouksen aikana. Tämä helpottaa jälkikäteen tapahtuvaa seurantaa ja kommunikointia. Teams mahdollistaa kokousten tallentamisen suoraan järjestelmästä, mikäli kirjaaminen on syystä tai toisesta hankalaa.
Pyydä palautetta
Ota selvää, mitä osallistujat ajattelevat kokouksesta, ja etsi tapoja parantaa tulevia etäkokouksia. Jos palautetta ei koskaan pyydä, ei voi kehittyä. Niiden kautta kehityt paremmaksi etäkokoustajaksi ja saat ihmiset kiinnostumaan kertomistasi aiheista.
Yleisimpiä kysymyksiä Teamsista
Microsoft Teams tarjoaa laajan määrän eri ominaisuuksien väliltä, mutta aina välillä saattaa ohjeet unohtua. Tässä listaus usein kysytyistä kysymyksistä Teamsissa.
Teams kamera ei toimi, mikä ratkaisuksi?
Varmista, että kamera toimii muissa sovelluksissa ja on oikein kytketty. Tarkista, että Teamsillä on oikeus käyttää kameraa, varsinkin jos käytät uutta laitetta. Pidä Teams päivitettynä ja lopuksi yritä käynnistää tietokone tai Teams uudestaan.
Mitä Teamsin käyttö vaatii?
Kaikkien ominaisuuksien käyttö vaatii ostettua lisenssiä sekä Microsoft tiliä. Tarvitse myös Teamsin käyttöön internet-yhteyden sekä Teams-sovelluksen.
Voiko Teamsia käyttää ilman Microsoft-tiliä?
Voit osallistua Teams-kutsun kautta etäkokoukseen ilman käyttäjätunnusta. Mikäli haluat luoda tai hallita tiimejä, tulee sinulla olla käyttäjätunnus.
Miten Teams kutsuun vastataan?
Avaa Teamsin kautta tullut sähköpostiviesti ja paina ”Liity Microsoft Teams-kokoukseen”-linkkiä. Seuraa saamiasi ohjeita liittyäksesi kokoukseen.
Miten luodaan Teams palaveri?
Avaa Teams ja valitse valikosta ”Kalenteri”. Valitse sieltä ”Uusi kokous” ja täytät tarvittavat tiedot, kuten päivämäärä, otsikko, kuvaus sekä osallistujat. Tallenna kokous ja lähetä kutsut osallistujille.
Montako henkilöä voi osallistua Teams kokoukseen?
Microsoft Teams mahdollistaa tavallisille käyttäjille korkeintaan 1000 osallistujan rajan kokouksiin. Teamsin käyttö tämän kokoisiin kokouksiin on tarpeen tietyn tyyppisissä kokouksissa, joten mieti tarkkaan mikä on teille sopiva osallistujamäärä.
Miten luoda linkki Teams kokoukseen?
Kun luot Teams-kokouksen, luodaan kokouksestasi linkki automaattisesti. Löydät linkin esimerkiksi kalenterissasi olevasta merkinnästä ja voit jakaa sen toisille käyttäjille vaikka kutsuna.
Miten tallentaa Teamsissa?
Saat tallennettua videokuvaa kokouksesta valitsemalla ”Lisää toimintoja” ja ”Aloita tallennus”. Videotallenne löytyy esimerkiksi Drivestä ja pääset jakamaan sen osallistujille jälkikäteen.
Kaipaatko lisää vinkkejä Teamsin käyttöön? Opisto 365 auttaa!
Opisto 365:ssa henkilöstönne voi opetella keskeisimpiä Microsoft 365 -työkaluja Excelistä Teamsiin ja SharePointista Whiteboardiin, aika- ja paikkariippumattomasti oman osaamistason mukaan. Seuraa omaa ja tiimisi etenemistä ja käytä helposti omilla organisaation 365-tunnuksilla.
Opisto 365:sta löytyy n. 30 tuntia (n. 500kpl) koulutusta studiotasoisena. Aiheina koulutuksissa ovat kaikki keskeisimmät M365-työkalut Excelistä Teamsiin ja OneDrivesta Wordiin.
